We hebben het in een eerdere blogpost al gehad over hoe u in uw onderneming uw workflow aanpast van uw debiteurenbeheer om uw facturen sneller betaald te zien en zo uw liquiditeit van uw onderneming te verhogen. De laatste stap alvorens uw factuur over te maken aan uw advocaat om in te vorderen is het versturen van een ingebrekestelling.
We leggen u in deze blogpost bondig uit hoe u hier best te werk gaat.
- Ben ik verplicht mijn debiteuren in gebreke te stellen voor een onbetaalde factuur?
In principe niet. Van zodra de vervaldag van een ongeprotesteerde factuur is overschreden, kan u deze laten invorderen. Enkel voor particulieren heeft een ingebrekestelling tot gevolg dat er (wettelijke) intresten beginnen lopen vanaf deze ingebrekestelling, voor zover er geen door de klant aanvaarde voorwaarden van afwijken. Voor facturen aan ondernemingen heeft een ingebrekestelling geen invloed op uw invorderingsrechten.
- Wanneer stuur ik een ingebrekestelling?
U kan een ingebrekestelling versturen van zodra de vervaldag van de factuur is overschreden. Wel doet u er goed om in eerste instantie op een laagdrempelige manier contact op te nemen met uw debiteur bvb. via telefoon en mail van zodra de vervaldag is verstreken (check onze blogpost met tips). Indien er na bvb. 8 dagen geen reactie of betaling volgt, kan u een ingebrekestelling versturen.
- Hoe verzend ik de ingebrekestelling?
U doet dit best tegelijk aangetekend en per gewone brief, hetgeen u ook best vermeldt bovenaan op uw brief. Een aangetekende brief geeft u het voordeel dat u een verzendingsbewijs in handen heeft, hetgeen uw dossier alleen maar versterkt. U doet er goed aan deze ook tegelijk per gewone post te verzenden. Haalt uw debiteur de aangetekende brief niet af, dan werd de gewone post in ieder geval in zijn of haar brievenbus gedeponeerd. Indien u een mailadres heeft van uw debiteur, kan u de brief ook inscannen en doormailen, hetgeen alweer een verzendingsbewijs oplevert.
- Welke zaken dien ik allemaal te vermelden in de ingebrekestelling?
Uiteraard dient u de factuur of facturen duidelijk te vermelden die onbetaald zijn gebleven met opname van:
- het factuurnummer;
- de factuurdatum;
- de vervaldatum;
- het openstaand bedrag en
- uw rekeningnummer.
Daarna vermeldt u dat het gaat om een laatste ingebrekestelling, waarbij u aankondigt het dossier over te maken aan uw raadsman indien er niet wordt betaald binnen bvb. 8 dagen.
Volgt er nog altijd geen betaling na uw laatste ingebrekestelling, dan stuurt u de facturen best door naar een advocaat om deze in te vorderen of u kan een incassoplatform gebruiken.
Neem een kijkje op factuurinnen.be om uw facturen op te laten en snel te laten invorderen.
Alexander Wynter
Advocaat – master in het ondernemingsrecht