U krijgt een factuur, maar bent er niet helemaal mee akkoord.  Wat u zeker niet moet doen, is mondeling reageren en hopen dat het wel goed komt.  Tegenover handelaars geldt immers een wettelijk vermoeden van stilzwijgende aanvaarding van een factuur bij gebrek aan tijdig protest.  In handelszaken is geen geschreven contact nodig om een overeenkomst te bewijzen.  Een (stilzwijgend) aanvaarde factuur vormt het bewijs van de daarin opgenomen overeenkomst.  Als u als handelaar een factuur ontvangt die niet correct is, komt het er dus op aan deze te protesteren.  Maar er zijn spelregels:

–          Op tijd!
Een protest moet, om geldig te zijn, ‘tijdig’ gebeuren.  Dat houdt in ‘zo snel mogelijk’, afhankelijk van de situatie, en wordt vrij beoordeeld door de rechter, tenzij het contract of de algemene verkoopsvoorwaarden een bepaalde termijn voorschrijven.  Wanneer een factuur wordt ontvangen voor goederen die niet besteld zijn, dan kan men onmiddellijk reageren, daar waar het controleren van de rekening van een uitgevoerde aanneming logischerwijze wat langer in beslag nemen.  Maar van zodra mogelijk, moet er gereageerd worden!

–          Gemotiveerd
Een factuur terugsturen met de vermelding ‘geprotesteerd’ is in principe enkel geldig als het bestaan van de overeenkomst op zich ontkend wordt.  Wanneer er iets niet correct is op de factuur, moet er specifieke en gemotiveerde betwisting geuit worden, d.w.z. de redenen  waarom de factuur niet correct is moeten duidelijk worden omschreven.  Een te vaag geformuleerde betwisting wordt in de rechtspraak niet aanvaard.

–          Schriftelijk
Degene die  beweert een factuur betwist te hebben, moet daar het bewijs van leveren.  Maar al te vaak wordt er eerst veelvuldig getelefoneerd, vooraleer men tot het besef komt dat de discussie blijft bestaan en dan is het dikwijls al te laat om nog geldig te reageren.  Wat men aan de telefoon gezegd heeft, kan men moeilijk bewijzen.  Een aangetekend schrijven wordt ten zeerste aangeraden.  Als dat niet mogelijk of wenselijk is, zorgt u minstens voor een ander geschrift met bewijs van ontvangst.  Ook kunnen het contract of de algemene verkoopsvoorwaarden voorschrijven dat het protest in een welbepaalde vorm moet gebeuren.

–          Algemene voorwaarden
Soms zijn de ‘kleine lettertjes’ op de achterzijde belangrijker dan wat vermeld is op de factuur zelf.  Een stilzwijgende aanvaarding van de factuur heeft echter ook betrekking op de algemene voorwaarden die op de voor- of achterzijde van een factuur zijn vermeld.  Lees dus zeker deze algemene voorwaarden en protesteer waar nodig.

–          Niet ontvangen?
Wanneer u de factuur niet heeft ontvangen, moet u ook zeker reageren wanneer u een aanmaningsbrief ontvangt.  U kan immers maar protesteren wanneer u kennis heeft van de factuur.  Als u echter niet reageert op de aanmaning, kan de rechter ervan uitgaan dat u de factuur wel had ontvangen.  De leverancier moet bewijzen dat de factuur werd verzonden.  Dit kan hij doen op basis van het uitgaand facturenboek of het gebrek aan reactie na een verstuurde ingebrekestelling.

–          Betaal het niet-betwiste deel
Als uw betwisting slechts betrekking heeft op een deel van de factuur, deelt u uiteraard de reden van betwisting schriftelijk mee, maar betaalt u best ook het onbetwist saldo.  Zo geeft u blijk van goede wil, maar kan ook vermeden worden dat men u in de fout stelt wegens wanbetaling, met bijkomende schadevergoeding en gerechtskosten van dien.

Frederic Leleux

Advocaat – master in het ondernemingsrecht – curator