Er circuleren talloze softwareprogramma’s waarmee u eenvoudig facturen kan opmaken en die u zelfs gratis op het internet kan terugvinden. Vaak zijn dit facturen om “invoices” te maken, zodat deze facturen dikwijls in het Engels zijn. Soms past men de vermeldingen op de factuur zelfs aan de taal van de klant aan, hetgeen een evidentie lijkt. Geen probleem natuurlijk indien de facturen vlot worden betaald. Het kan echter een groot probleem vormen indien u een onbetaalde factuur wil invorderen en uw debiteur een scherpzinnig advocaat raadpleegt die plots stelt dat de factuur ongeldig is…precies omdat ze in een verkeerde taal is opgesteld.

Met deze blog adviseren wij u dus niet om uw beste woordenboek te raadplegen alvorens u een factuur opmaakt, maar wel om na te gaan in welke taal u uw factuur moet opstellen. U heeft hier alle belang bij, aangezien een factuur in een verkeerde taal inderdaad ongeldig is en dus niet valt in te vorderen.

U leest hier de taalregels en -tips voor uw factuur.

1. Toepassingsgebied: meer dan facturen.

Het kan u enigszins verbazen maar zowel de gecoördineerde Taalwet van 18 juli 1966[1] en het Vlaamse Taaldecreet van 19 juli 1973[2] die van toepassing zijn op ‘openbare diensten’ en ‘private nijverheids-, handels- en financiebedrijven’, bepalen niet alleen de toepasselijke taal in een sociaalrechtelijke context (zoals gekend bij arbeidsovereenkomsten), maar ook die in akten en bescheiden, die zijn voorgeschreven bij wetten en reglementen.

Facturen, bestelbons en gelijkaardige documenten vallen onder de taalwetten in de mate dat het verplicht is ze af te leveren.[3] Uiteraard is men volgens de boekhoudwetgeving steeds verplicht een factuur af te leveren zodra er goederen en/of diensten werden geleverd. Bovendien zijn de taalregels beperkt tot de verplichte vermeldingen op uw factuur, zijnde de gegevens van partijen, het voorwerp van de factuur, de opmaak- en vervaldata, de prijzen en tarieven, etc.

2. De taalregels.

De taalwetgeving schrijft voor dat u uw factuur dient op te stellen in de taal van het gebied waar uw exploitatiezetel of onderscheiden exploitatiezetels gevestigd zijn. De ligging van de exploitatiezetel of de woonplaats van uw schuldenaar is dan ook niet van belang.

Het is dan ook noodzakelijk te bepalen waar uw exploitatiezetel gelegen is. Indien u weet dat een exploitatiezetel de plaats is waar de technische, industriële en/of commerciële activiteiten van een onderneming plaatsgrijpt[4], kan u zelf haar ligging bepalen. Wees er waakzaam voor dat een administratieve of maatschappelijke zetel niet noodzakelijk overeenstemt met de exploitatiezetel van een onderneming.

Uw factuur zal bijgevolg in het Nederlands en/of Frans of Duits moeten opgesteld zijn, al naargelang het taalgebied.

3. De sancties.

Wat als u de wettelijk verplichte vermeldingen van uw factuur in een andere taal schreef en overmaakte aan uw schuldenaar? De taalwetgeving voorziet dat deze factuur niet rechtsgeldig is en daardoor geen juridische uitwerking heeft. Bijgevolg kan u uw factuur niet inroepen tegen haar bestemmeling.

Indien deze factuur zou voorgelegd worden in een gerechtelijke procedure, dient de rechter zelf vast te stellen dat de factuur nietig is en dus geen waarde heeft. U zou dan uw vordering tot betaling moeten bewijzen aan de hand van andere stukken, hetgeen uw bewijslast als eiser een stuk zwaarder kan maken.

4. De oplossingen.

Om verregaande gevolgen van de voorgeschreven sanctie te voorkomen, voorziet de taalwetgeving een oplossing.[5] U kan van de nietige factuur immers een nieuwe versie voorleggen, die de voorgeschreven taalwetgeving eerbiedigt. Uw nieuwe versie zal echter slechts uitwerking hebben vanaf de datum van opmaak van de nieuwe versie en niet vanaf de oorspronkelijke datum van uw nietige factuur.

Hoewel een eenvoudige oplossing voor de hand ligt, adviseren wij u de taalwetgeving strikt te eerbiedigen aangezien de vervanging van de nietige factuur ervoor zou zorgen dat u aanzienlijke intresten (a rato van 8% tussen handelaars!) misloopt.

5. Praktische tip: voorzie een vertaling, ook van uw factuurvoorwaarden!

In de praktijk is het duidelijk niet raadzaam om uw factuur aan uw klant over te maken in een taal die hij niet machtig is. Het is aangewezen om in deze gevallen een vertaling van uw geldige factuur mee te sturen in een taal die de bestemmeling wel machtig is.

Dit is ook van belang voor de afdwingbaarheid van uw factuurvoorwaarden. In de rechtspraak wordt immers duidelijk gesteld dat de algemene of factuurvoorwaarden niet tegenstelbaar zijn aan de bestemmeling, wanneer deze opgesteld zijn een taal die deze niet machtig is. Deze kan immers de voorwaarden niet begrijpen, noch aanvaarden.

19 februari 2019

Glenn De Ridder

Advocaat

[1] Wet van 18 juli 1966 op het gebruik van de talen in bestuurszaken, BS 2 augustus 1966.

[2] Decreet van 19 juli 1973 tot regeling van het gebruik van de talen voor de sociale betrekkingen tussen de werkgevers en de werknemers, alsmede van de voor de wet en de verordeningen voorgeschreven akten en bescheiden van de ondernemingen, BS 6 september 1973.

[3] Kh. Tongeren 11 januari 2008, RABG 2008, afl. 15, 947.

[4] E. DIRIX en G.L. BALLON, “Factuur” in X., Algemene Praktische Rechtsverzameling, Deurne, Kluwer Rechtswetenschappen België, 1993, 143.

[5] Art. 59 Wet van 18 juli 1966 op het gebruik van de talen in bestuurszaken, BS 2 augustus 1966.