In de ondernemingspraktijk is e-mail al lang het communicatiemiddel bij uitstek, of het nu vanaf de computer of de smartphone is. Maar wat als het misloopt? Hoe sterk staat u dan met een e-mail als bewijs?
Is een e-mail een geldig bewijs?
Sinds 1 november 2020 regelt Boek 8 van het Burgerlijk Wetboek het bewijsrecht, en het houdt uitdrukkelijk rekening met elektronische communicatie. Een geschrift kan zowel op papier als elektronisch zijn. E-mails worden dan ook dagelijks als bewijsstuk voorgelegd.
Tussen of tegen ondernemingen is het bewijs in principe vrij: een overeenkomst kan met alle middelen worden bewezen, dus ook met e-mails, sms’en of chatberichten. De rechter beoordeelt de waarde ervan.
Tegenover een niet-onderneming (bijvoorbeeld een consument) is voor rechtshandelingen vanaf 3.500 euro in principe een ondertekend geschrift vereist. Een gewone e-mail volstaat dan niet altijd. Een elektronische handtekening kan wel: een gekwalificeerde elektronische handtekening, zoals die met de eID of itsme, staat gelijk met een handgeschreven handtekening. Andere vormen van elektronische handtekening worden door de rechter beoordeeld. Meer daarover leest u in onze blog over e-contracten, de digitale handtekening en de eID.
Bewijs van verzending en ontvangst
Een probleem ontstaat wanneer de ontvanger ontkent een e-mail te hebben ontvangen, of een versie met een andere inhoud voorlegt. Wie zich op een e-mail beroept, moet de verzending, de ontvangst en de inhoud bewijzen. Een afdruk kan eenvoudig worden gemanipuleerd. De rechter kan desnoods een deskundige aanstellen.
Enkele tips:
- Vraag een ontvangst- of leesbevestiging, of beter: een inhoudelijk antwoord.
- Bewaar e-mails in hun oorspronkelijke elektronische vorm, met de technische gegevens, en niet enkel als afdruk.
- Voor belangrijke berichten (een opzegging, een ingebrekestelling, een factuurprotest) kan u een aangetekende brief sturen of een gekwalificeerde elektronische aangetekende zending gebruiken. Die laatste wordt in principe gelijkgesteld met een klassieke aangetekende brief.
- Kijk na of uw contract of algemene voorwaarden een bepaalde vorm voorschrijven voor kennisgevingen.
Wat u schrijft, kan tegen u gebruikt worden
Een e-mail is snel verstuurd, maar ook snel doorgestuurd. Wat in een opwelling wordt geschreven, kan later in een procedure opduiken. Een toezegging, een erkenning van een fout of een akkoord over een prijs per e-mail kan u binden. Lees dus altijd na vóór u op ‘verzenden’ klikt.
Kortom
Stel u bij het versturen van een belangrijke e-mail minstens twee vragen:
- Kan ik bewijzen dat de ontvanger mijn bericht heeft gekregen?
- Staat er iets in dat later tegen mij gebruikt kan worden?
Wie daarop anticipeert, heeft aan e-mail een juridisch nuttig instrument. En soms is het geen slecht idee om een nacht te slapen vóór u antwoordt.
Frederic Leleux
Advocaat
Master of business law