Bedrijven met meer dan 250 werknemers waren reeds sinds 15 februari 2023 verplicht om een intern meldingskanaal en -procedure voor klokkenluiders te implementeren. Bedrijven met minstens 50 maar minder dan 250 werknemers kregen iets meer speling. Voor hun werd de deadline vastgepind op 17 december 2023. Onderstaand artikel herhaalt nog eens kort wat de regulering precies inhoudt.
Krachtlijnen:
De Europese klokkenluidersrichtlijn[1] werd door de wet van 28 november 2022 omgezet in Belgisch recht. Op 15 februari 2023 is deze wet in werking getreden. De richtlijn wil ervoor zorgen dat elke juridische entiteit met ten minste 50 werknemers een intern kanaal invoert waar inbreuken (op specifieke gebieden) kunnen worden gemeld. Een bedrijf met minder dan 50 werknemers kan hier vrijwillig voor kiezen, en ondernemingen in de financiële sector zijn hiertoe altijd verplicht, ongeacht het aantal werknemers. Voldoende garanties inzake onafhankelijkheid, vertrouwelijkheid, gegevensbescherming en opvolging zijn noodzakelijk. Op die manier tracht de richtlijn een minimumnorm vast te leggen die een minimale maar zeer belangrijke vorm van bescherming biedt.
Voor wie:
De klokkenluidersregulering voorziet in een uitgebreid personeel toepassingsgebied om zoveel mogelijk personen te beschermen: elke economisch kwetsbare persoon die een inbreuk wil melden in een werkgerelateerde context komt in aanmerking. Hieronder vallen niet alleen actuele werknemers, maar ook ex-werknemers, stagairs, vrijwilligers, leveranciers, zelfstandigen en ambtenaren. Familie, collega’s, en andere vertrouwenspersonen van de klokkenluider worden eveneens beschermd. Ook anonieme klokkenluiders kunnen hiervan genieten bij latere identificatie.
Welke inbreuken:
De regeling betreft alle meldingen van inbreuken in het kader van:
1) overheidsopdrachten, 2) financiële diensten, producten en markten, voorkomen van witwassen van geld en terrorismefinanciering, 3) productveiligheid en -conformiteit, 4) veiligheid van het vervoer, 5) milieubescherming, 6) stralingsbescherming en nucleaire veiligheid, 7) veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, -gezondheid en -welzijn, 8) volksgezondheid, 9) consumentenbescherming, 10) bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen, 11) bestrijding van belastingfraude, 12) sociale fraudebestrijding, en 13) mededinging en Staatssteun.
Concrete verplichtingen:
Na overleg met het bevoegde overlegorgaan (de ondernemingsraad, de vakbondsafvaardiging, of de werknemers zelf), moet het interne meldingskanaal worden opgezet, inclusief een heldere meldingsprocedure. De onderneming moet over het bestaan en de werking van het kanaal alle nodige informatie verstrekken. De mogelijkheid tot anonieme meldingen is enkel verplicht in bedrijven met meer dan 250 werknemers. Alle meldingen moeten tijdig en binnen strikte termijnen worden behandeld. De melder ontvangt feedback over de opvolging van het dossier.
Als de melders redelijke gronden hadden om erop te vertrouwen dat de gemelde informatie waarheidsgetrouw was op het ogenblik van de melding, worden zij beschermd tegen mogelijke wraakacties en repercussies. De wet biedt onder andere dekking tegen: negatieve prestatiebeoordelingen, schorsing, ontslag, intimidatie en reputatieschade. Ook dreigingen en pogingen hiertoe vallen onder de beschermingsregeling. Niet alleen de melders zelf, maar ook “facilitators” en verbonden derden (die de melder hebben bijgestaan) worden beschermd tegen bovenstaande represailles.
Klokkenluiders die hun melding doen via een extern meldingskanaal of via openbaarmaking (al dan niet in de pers) kunnen eveneens aanspraak maken op de bescherming uit deze wet, maar enkel als aan specifieke voorwaarden is voldaan. Voor deze externe meldingen worden bevoegde autoriteiten en een federale coördinator aangesteld.
De bovenstaande regeling is van openbare orde. Afwijkingen zijn bijgevolg niet mogelijk. Inbreuken op de meest fundamentele regels kunnen sterk worden bestraft, met sancties van niveau 4 van het Sociaal Strafwetboek. Opletten is dus de boodschap.
[1] Richtlijn 2019/1937
14 december 2023
Flex Advocaten