Het nieuwe vennootschapsrecht, dat in werking trad op 1 januari 2020, biedt meer mogelijkheden om als vennootschapsorganen te vergaderen via telecommunicatie of om beslissingen louter schriftelijk te nemen. Zo kan er efficiënter gewerkt worden en wordt tijdsverlies om zich lijfelijk naar de vergadering te verplaatsen, vermeden.
Minstens jaarlijks wordt in elke vennootschap een algemene vergadering gehouden. Traditioneel worden alle aandeelhouders daarvoor opgeroepen om aanwezig te zijn en hun stem te laten gelden. Niettegenstaande het eigenlijk niet correct is, moet bij vennootschappen met weinig aandeelhouders in de praktijk vastgesteld worden dat de ‘notulen’ van dergelijke vergadering wel eens gewoon ondertekend worden ten kantore van de boekhouder, zonder dat er effectief een vergadering heeft plaatsgevonden. Niettegenstaande daar geen bedrieglijk oogmerk voorhanden is, blijft het toch een vorm van valsheid om te verklaren dat de vergadering op een bepaalde datum is samengekomen wanneer dat niet het geval is. Het oude vennootschapsrecht liet enkel toe om schriftelijk beslissingen te nemen wanneer alle vennoten eenparig instemden én wanneer de statuten dit expliciet toelieten.
Het nieuwe vennootschapsrecht laat het voortaan toe om beslissingen schriftelijk te nemen, mits unanimiteit, zelfs wanneer daarover niets bepaald is in de statuten. Daarbij moet men geen notulen opmaken alsof er een vergadering heeft plaatsgevonden, maar eenvoudigweg vermelden dat het een schriftelijke besluitvorming betreft. Dit is een handige (en logische) werkwijze wanneer alle neuzen in dezelfde richting staan, maar werkt niet wanneer niet alle aandeelhouders er dezelfde mening op nahouden. In zulk geval moet er effectief vergaderd worden en zal de uitkomst van de stemming bepalen welke beslissingen er genomen worden.
Het nieuwe wetboek voorziet echter uitdrukkelijk in de mogelijkheid om deel te nemen aan algemene vergaderingen via telecommunicatiekanalen die door de vennootschap worden ter beschikking gesteld. Men kan het dus niet afdwingen als aandeelhouder, maar de vennootschap kan de mogelijkheid wel creëren, die weliswaar in de statuten moet voorzien zijn. Ook de stem kan zo via elektronische weg worden uitgebracht.
Voor de raden van bestuur was vroeger niet voorzien dat zij schriftelijk beslissingen konden nemen. Er werd steeds een vergadering verwacht waarop beraadslaagd kon worden, al schreef de wet niet voor dat men in dezelfde ruimte moet aanwezig zijn. Ook de nieuwe vennootschapswet bevat geen bepalingen over de wijze waarop vergaderd moet worden. Dit kan dus via telecommunicatie gebeuren. Voortaan is echter ook uitdrukkelijk de mogelijkheid voorzien om schriftelijke beslissingen te nemen, mits eenparig akkoord van alle bestuurders.
Voor de VOF schrijft de wet niets voor, daar komt het er aldus zeker op aan om de werkwijze in de statuten te bepalen.
Men hoeft dus geen notulen te ondertekenen van vergaderingen die niet plaatsgevonden hebben, maar men kan beter gebruik maken van de mogelijkheden tot schriftelijke besluitvorming en overleg op afstand.
10 februari 2020
Frederic Leleux
Advocaat – master in het ondernemingsrecht – curator