Het is een oud zeer bij elke onderneming. Facturen worden traag betaald, u dient rappels te sturen, achter uw klanten aan te zitten, u hoort al te vaak de smoes dat de factuur niet werd ontvangen, enz…. Ondertussen dient u wel zelf in te staan voor de tijdige betalingen aan uw leveranciers, terwijl er op die manier een liquiditeitskloof ontstaat.
Hoe kan u er voor zorgen dat uw klanten wél op tijd betalen?
We zetten enkele tips op een rijtje.
- Wacht niet met uw factuur te verzenden.
Dit is waarschijnlijk de belangrijkste en meest logische tip. Hoe langer u wacht met uw factuur uit te zenden na verkoop of uitvoering, hoe langer uw klant zal wachten met betalen. Wacht dus niet met uw factuur over te maken en doe dit onmiddellijk.
- Detailleer uw factuur.
Zorg ervoor dat uw factuur zo gedetailleerd mogelijk is opgesteld om discussies te vermijden. Werd er een offerte opgemaakt met detaillering van het werk of de te leveren goederen? Verwijs dan uitdrukkelijk naar de offerte.
- Contacteer uw klant de dag na de vervaldatum.
Is uw factuur betaalbaar binnen bvb. 14 dagen? Contacteer hem dan de 15de dag. Doe dit zo persoonlijk mogelijk, door uw klant op te bellen en vriendelijk te vragen of men uw factuur niet over het hoofd heeft gezien. Stuur tegelijkertijd een herinneringsmail -of fax (zodat u over een verzendingsbewijs beschikt).
- Laat goede algemene voorwaarden opstellen.
Zorg ervoor dat u met uw offertes en facturen altijd uw algemene voorwaarden meestuurt, ofwel op de achterzijde van de factuur ofwel in hetzelfde document (bvb. PDF) indien u de factuur elektronisch verstuurt. Volgende eenvoudige bedingen zetten u meteen in een sterkere positie bij wanbetaling:
- een duidelijke klachtentermijn (die uiteraard redelijk moet zijn, afhankelijk van de aard van uw activiteiten), bij gebreke waaraan de factuur als aanvaard wordt beschouwd;
- Intresten en een schadebeding (10%) dat na de vervaldatum zonder ingebrekestelling verschuldigd is;
- een eigendomsvoorbehoud.
Lees onze bijdrage op onze blog voor meer tips bij de redactie van algemene voorwaarden.
- Uitstel van betaling toestaan?
Vaak vraagt men om facturen af te betalen met maandelijkse afkortingen (“Ik wacht zelf nog op een aantal betalingen van projecten….”). Hier kan u best op in gaan. De rechtbanken kennen immers doorgaans afbetalingstermijnen toe, waarbij een termijn van 6 maanden de regel is. Indien u dit reeds heeft toegestaan en er nadien toch moet worden gedagvaard, zal de rechter minder geneigd zijn nogmaals betalingsuitstel te verlenen.
- Maak van de nood een deugd.
Indien u aan een vennootschap betalingstermijnen toestaat, kan u van de gelegenheid gebruik maken om de zaakvoerder een persoonlijke borgstelling te laten ondertekenen. Daardoor kan u, indien er alsnog een faillissement zou volgen, uw vordering verder uitoefenen lastens de zaakvoerder.
Opgelet! Dergelijke persoonlijke borgstelling moet aan een aantal wettelijke vereisten voldoen opdat deze afdwingbaar is. Art. 1326 Burgerlijk Wetboek bepaalt dat de borgstelling “geheel moet geschreven zijn met de hand van de ondertekenaar; of tenminste moet deze, benevens zijn handtekening, met de hand een goed voor of een goedgekeurd voor geschreven hebben, waarbij de som of de hoeveelheid van de zaak voluit in letters is uitgedrukt.”
- “Ik heb uw factuur niet ontvangen…”
Het oudste smoesje in het boekje, maar hoe anticipeert u hierop? Niemand verstuurt facturen immers per aangetekende brief… Indien een factuur per post heeft verzonden en u verzendt een rappel per mail (zie tip 3), dan heeft u alvast een schriftelijk bewijs van deze rappel.
Van nog groter belang echter is een goede en correct gevoerde boekhouding. De wet (art. 1348bis Burgerlijk Wetboek) voorziet uitdrukkelijk: “De boekhouding van een onderneming kan door de rechter aangenomen worden om als bewijs te dienen tussen ondernemingen.” Indien de betrokken factuur correct werd ingeschreven in uw uitgaand facturenboek en uw klant is een onderneming (dit geldt dus niet voor particuliere klanten) dan zal de rechter dit doorgaans als bewijs aanvaarden van verzending. Waarom zou u immers een factuur inschrijven en de BTW daarop betalen indien u de factuur niet zou verzenden?
Onthoud dat u alleen al door snel, gedetailleerd te factureren en uw klanten te contacteren de dag na de vervaldatum, u zal merken dat uw facturen aanzienlijk sneller zullen betaald worden. Zorg ervoor dat u dit bedrijfsmatig implementeert (goede facturatiesoftware kan u hierbij helpen) en agendeer elke week een moment om uw klanten op te bellen. Laat goede factuurvoorwaarden opstellen en zorg ervoor dat uw boekhouding op punt staat. Zo staat u sterk in uw schoenen!
Alexander Wynter
Advocaat – master in het ondernemingsrecht