Goede algemene voorwaarden zijn voor elke handelaar van belang, of u nu goederen verkoopt, diensten verleent of een combinatie van beiden aanbiedt aan uw klanten. Daarin kan onder meer worden bepaald wat de klachtentermijn is, wat de gevolgen zijn bij wanbetaling (bv. Intresten en schadebeding), welke rechtbank bevoegd is, of er een eigendomsvoorbehoud geldt tot volledige betaling van de prijs, enz… Het merendeel van de handelaars beschikt over algemene voorwaarden. In het beste geval zijn die opgesteld door een jurist of advocaat en niet zomaar van het internet geplukt. Maar zelfs indien uw algemene voorwaarden goed zijn opgesteld, dan nog dient u steeds waakzaam te zijn of u in geval van wanbetaling of betwisting kunt terugvallen op uw algemene voorwaarden. Dit zorgt ervoor dat u veel sterker staat mocht u in een gerechtelijke procedure verzeild geraken. Op die manier kunnen uw winstkansen immers aanzienlijk verhogen.
Of uw algemene voorwaarden afdwingbaar zijn, is sterk afhankelijk van het feit of u met een handelaar, dan wel met een particulier/consument contracteert. Het is een algemeen gangbare handelspraktijk om de algemene voorwaarden op de achterzijde van facturen, offertes en bestelbonnen te plaatsen. Een handelaar die uw factuur niet protesteert (hetgeen een vermoeden van aanvaarding impliceert: zie onze blogpost over protest op facturen) of een bestelbon ondertekent met op de achterzijde de vermelding van uw algemene voorwaarden, zal doorgaans gebonden zijn door uw algemene voorwaarden, zelfs indien op de voorzijde van die documenten niet staat vermeld dat de algemene voorwaarden op de achterzijde staan afgedrukt. Dit geldt des te meer indien u regelmatig met de betrokken handelaar contracteert.
De kaarten liggen anders indien uw klant geen handelaar is. Dan moet worden aangetoond dat de klant effectief kennis genomen heeft van de algemene voorwaarden én deze heeft aanvaard. De rechtbank moet er met andere woorden van overtuigd worden dat de klant de algemene voorwaarden heeft gelezen en dat hij daarmee heeft ingestemd. De loutere vermelding van de voorwaarden op de achterzijde van facturen of offertes volstaat dus niet. Zorg er dan ook steeds voor dat u uw offerte laat ondertekenen in tweevoud (of met doordrukpapier) en voeg bij die offerte tegelijk uw algemene voorwaarden toe. Vermeld bij de plaats van ondertekening op de offerte “de klant bevestigt de algemene voorwaarden te hebben gelezen en te aanvaarden” en laat uw klant de tekst van de algemene voorwaarden ook ondertekenen. Op die manier kan nadien nog moeilijk worden volgehouden dat de klant geen kennis zou hebben gehad van de algemene voorwaarden.
Niet alleen naar de vorm, maar ook naar de inhoud dienen de algemene voorwaarden afdwingbaar te zijn. In handelsrelaties is men redelijk vrij in het bepalen van de algemene voorwaarden en indien deze overdreven zouden zijn (bv. een te hoge intrest), dan zullen deze worden verminderd door de rechtbank. U doet er echter steeds goed aan een zogenaamde deelbaarheidsclausule te voorzien, waar wordt bepaald dat enige nietigheid van een bepaling door de rechter mag worden vervangen of gemilderd door een bepaling die geldig is en het beste aanleunt bij de bedoeling van partijen.
Bij consumenten ligt dit weer anders, waar er tal van dwingende bepalingen bestaan, die in 1991 in het leven zijn geroepen met de wet Handelspraktijken en nu –na een aantal wijzigingen- zijn opgenomen in Boek VI van het Wetboek Economisch Recht. Zo moeten de algemene voorwaarden steeds evenwichtig te zijn, dient een schadebeding wederkerig te zijn opgesteld, is een opzegbeding wettelijk geregeld, enz… Deze bepalingen zijn doorgaans van openbare orde, hetgeen betekent dat de rechter bedingen die in strijd zijn met deze wettelijke voorschriften nietig moét verklaren, desnoods ambtshalve.
U doet er dus goed aan om u goed te laten adviseren en afhankelijk van uw sector en activiteiten enerzijds en de identiteit van uw klanten anderzijds mogelijks zelfs verschillende algemene voorwaarden te laten opstellen: één voor handelaars en één voor niet-handelaars. Het vergt wat inspanning om hier bij elke offertevraag alert voor te zijn, maar uw juridische positie zal des te sterk zijn.
Indien u een Flex Legal Service Abonnement afsluit, is de revisie van uw algemene voorwaarden inbegrepen in de jaarprijs.
Alexander Wynter
Advocaat – master in het ondernemingsrecht