Anno 2014.  De juridische wereld is bij uitstek een die zich vastklampt aan het papier.  Moderne rechters aanvaarden procedurestukken misschien per fax, maar e-mail blijft toch voorbehouden aan de ware progressieven…  Een en ander staat in schril contrast met de ondernemingspraktijk waar e-mail het communicatiemiddel bij uitstek is: of het nu van op de pc, laptop, tablet of smartphone is, e-mailcommunicatie wordt van op elke hoek van de straat verzonden via de immer presente datasnelweg.  Maar als het even misloopt komen we toch weer bij het papieren gerecht terecht.  Hoe sterk staan we dan met een afgedrukte e-mail als bewijsmiddel in de hand?

Sedert het jaar 2000 zegt de wet eigenlijk dat een kennisgeving via e-mail even geldig is als een schriftelijke zending, tenzij de ontvanger per kerende om een ondertekende kennisgeving vraagt en daar geen gevolg wordt aan gegeven.  Dergelijke kennisgeving per e-mail heeft dan uitwerking vanaf de ontvangst ervan door de bestemmeling. Gebruik maken van een ontvangstbevestiging lijkt hierbij evident nuttig.

E-mails worden dan ook courant voor de rechtbanken neergelegd als bewijsstuk.  Een probleem zal pas ontstaan wanneer de ontvanger ontkent de e-mail ontvangen te hebben, of wanneer hij eenzelfde e-mail met een andere inhoud voorlegt.  Het is dan niet altijd eenvoudig voor de verzender om te bewijzen dat zijn e-mail door de andere partij ontvangen is geweest, wanneer dit het geval was en wat de exacte inhoud ervan was.  E-mailafdrukken kunnen immers eenvoudig worden vervalst alvorens ze aan een rechtbank worden voorgelegd.  De bewijslast rust op de verzender.  De rechtbank kan – als zij dat nuttig acht – een computerspecialist aanstellen om dat te onderzoeken. Bij gebrek aan antwoord op de e-mail doet de verzender er m.i. toch nog steeds goed aan per aangetekend schrijven de inhoud van de e-mail te bevestigen.  Uiteindelijk zal het nog altijd de rechter zijn die beslist of het aangevoerde feit voldoende bewezen is.

De vraag of contracten kunnen bewezen worden door een e-mail ligt nog enigszins anders.  Voor overeenkomsten tussen handelaars of met een waarde van maximum 375 euro, is het bewijsrecht vrij en dan geldt hetgeen hoger werd gezegd voor e-mailcommunicatie.  Voor overeenkomsten met niet-handelaars met een waarde van meer dan 375 euro, kan – in beginsel – echter geen ander bewijs toegelaten worden dan een geschrift, d.w.z. een ondertekend document.  De wetgever heeft daarbij wel de mogelijkheid voorzien dat een elektronische handtekening geplaatst kan worden.  Die moet dan wel voldoen aan de wettelijke vereisten om bewijskrachtig te zijn.  Dat systeem is echter in de praktijk nog niet echt ingeburgerd geraakt.

Kortom, bij het gebruik van e-mail moet men zich minstens twee cruciale vragen stellen:
• Wat als mijn wederpartij ontkent ooit mijn bericht te hebben ontvangen?
• Staat er iets in mijn e-mail dat later tegen mij gebruikt kan worden?

Als men op deze vragen anticipeert bij het verzenden van e-mail en doordacht handelt, kan dit medium vast en zeker een juridisch nuttig instrument zijn.  Al kan het gebruik van gewone post natuurlijk ook handig zijn om eens dag rust te genieten vooraleer het antwoord verwacht wordt…

Frederic Leleux
Advocaat
Master of business law