U heeft nochtans de mogelijkheid om door de opstelling van goede factuurvoorwaarden een stok achter de deur te hebben. Die voorwaarden zijn voor elke onderneming anders, gezien de specificiteit van de activiteiten die worden ontplooid. Zo zal een aannemer van bouwwerken bijvoorbeeld andere factuurvoorwaarden hanteren dan een garagist. Het is dan ook sterk af te raden een model van internet te plukken en dat zonder meer te gaan gebruiken.

Overleg met uw advocaat over uw factuurvoorwaarden zal zeker zijn vruchten afwerpen indien de factuur zal moeten worden ingevorderd.

We zetten een paar tips op een rijtje.

• Zet uw algemene voorwaarden niet alleen op de achterzijde van uw facturen (met duidelijke verwijzing op de voorzijde), maar ook op uw bestelbonnen of offertes. Een klant die uw factuur tijdig betwist, zou immers kunnen opwerpen dat hij nooit akkoord is gegaan met uw algemene voorwaarden.
• B2C of B2B? Naargelang uw klanten doorgaans particulieren dan wel professionelen zijn, heeft dit een belangrijk gevolg voor de toepasselijke regels. Weet dat particulieren veel beter beschermd worden door de wet en het is van groot belang hierop te anticiperen.
• Bepaal uitdrukkelijk de betalingstermijn. U kan vrij een betalingstermijn stipuleren in uw algemene voorwaarden die gangbaar is in uw sector en afgestemd is op uw klanten. Dit kan worden gekoppeld aan de toekenning van verwijlinteresten zonder verdere ingebrekestelling, zodat u automatisch gerechtigd bent op interesten. Heeft u geen interestvoet bepaald, dan geldt de wettelijke interestvoet. Is uw klant een professioneel, dan bedraagt die interestvoet momenteel 8%. Voor particulieren is dat nu slechts 2,75%. De door de rechtbanken aanvaarde hoogte van de verwijlinteresten verschilt van rechtbank tot rechtbank, maar kan hoger worden gebracht dan de wettelijke interestvoet en dat is gezien actuele laagte ervan geen overbodige luxe.
• Ook kan u de automatische toekenning stipuleren van een schadebeding. Dat geeft u het recht een bepaald percentage (bijvoorbeeld 10%) van de gefactureerde som te vorderen bij wanbetaling. Hebt u te maken met een particuliere klant, dan moet dit beding wederkerig zijn opgesteld. Zoniet is het nietig. Dit schadebeding kan zelfs uw werkelijke invorderingskosten dekken.
• Kom een klachtentermijn overeen. Van belang is om te bepalen dat klachten moeten worden overgemaakt per aangetekende brief en dit binnen (bijvoorbeeld) 8 dagen na levering en niet na facturatie. Hebt u de gewoonte per einde maand te factureren of om de twee weken, dan stelt die termijn immers niet veel meer voor.
• Al aan eigendomsvoorbehoud gedacht? Conform het verbintenissenrecht wordt de eigendom van een zaak bij koop-verkoop verworven van zodra er een akkoord is over voorwerp en prijs, ook al werd die prijs nog niet betaald. Dit heeft tot gevolg dat bij faillissement van uw contractpartij, de verkochte maar niet betaalde zaak eigendom is geworden van de gefailleerde. Hierop kan worden geanticipeerd door in de algemene voorwaarden op de bestelbon te stipuleren dat de eigendom van de verkochte zaak pas overgaat na volledige betaling van de prijs. Zo kan bij faillissement de verkochte zaak alsnog worden gerecupereerd (de zogenaamde revindicatie).

Goede algemene voorwaarden zijn onontbeerlijk voor elke onderneming. Laat ze op maat opstellen of nazien door een specialist. Gezien de constante evolutie van de wet is een regelmatige check up noodzakelijk en maken goede algemene voorwaarden de baan vrij voor een vlotte invordering.

Alexander Wynter

Advocaat – master in het ondernemingsrecht