In tijden waarin we onze smartphone of tablet meer in de hand nemen dan een pen en papier, is het soms niet wenselijk om afspraken op papier te zetten waarbij de partijen op hetzelfde moment en op dezelfde plaats aanwezig zijn om hun handtekening te plaatsen. Soms worden contracten ondertekend en gescand, waarna de andere partij hetzelfde doet. Gemakkelijk en snel, maar is het wel geldig?

Het antwoord is deels afhankelijk van de context. Tussen handelaars onderling wordt algemeen aangenomen dat het bewijs van verbintenissen vrij is. Of een document al dan niet voldoet aan de formele vereisten van een onderhandse akte, is daarbij minder belangrijk. Zolang beide partijen in het voorbeeld met de gescande handtekening niet ontkennen dat zij hun handtekening geplaatst, gescand en doorgemaild hebben, zal het contract ook als verbindend worden aanzien. Wanneer het echter geen contract tussen handelaren betreft (en principieel zijn aandeelhouders, vennoten, zaakvoerder en bestuurders bijvoorbeeld zelf geen handelaar), dan gelden in principe de strenge regels uit het Burgerlijk Wetboek. Om geldig te zijn moet een onderhandse akte in zoveel originelen opgemaakt en ondertekend zijn als er partijen zijn en moet het document ook dit aantal vermelden. De rechtspraak gaat wel dikwijls soepel om met deze vereiste, voor zover een ‘begin van bewijs door geschrift’ voorligt, nl. een document uitgaande van degene wiens verbintenis moet aangetoond worden, wat dan tot een volwaardig bewijs kan aangevuld worden met andere bewijsmiddelen.

Een onderhandse overeenkomst moet dus ondertekend zijn. Niettegenstaande de wet reeds vanaf 2001 een ‘elektronische handtekening’ gelijkstelt met een schriftelijke handtekening, behoort dit zeker nog niet overal tot de dagelijkse praktijken. Let wel, een elektronische handtekening zoals de wet bedoelt, is niet de gescande zoals in het voorbeeld. Een digitale handtekening, gecertifieerd door een geaccrediteerde organisatie (bijvoorbeeld gebruik makend van uw e-ID), voldoet echter wel aan die voorwaarde. Dit kan een handig middel zijn om perfect rechtsgeldige contracten te sluiten tussen ondertekenaars die omwille van de tijd of de afstand niet samen met pen en papier hun afspraken kunnen bevestigen.

frederic_leleux

Frederic Leleux
Advocaat
Master of business law